【仕事効率化】現役コンサルが使うPC操作の生産性を上げる方法(Excel編①~ショートカットキー35選~)

こんにちは、Itsukiです。

気が付いたらメチャクチャ日にちが経ってしまいましたが、以前上げた生産性向上に関する記事の続編となります。
ショートカットキーにおける時短効果についても記載しているので、ご確認ください。

今回はExcel編となります。

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9割以上の企業でExcelを利用している

キーマンズネットの調査では98.5%の企業がExcelを導入していることがわかっている。
私自身、仕事で関係を持った企業や知人に聞いたところ、全員がExcelを業務利用している。

以前の記事の通り、国内でのOSシェア9割がWindowsであることも踏まえ、Windows+Excelはどのような企業でも、日本国内であればほぼ確実に利用することになります。

多岐にわたるExcelの使用用途

利用率の高いExcelですが、それもそのはず使用用途が多岐にわたります。

本来の用途通り、表計算アプリとして集計表を作成するだけでなく、Wordを使うよりもExcelの方が操作が簡単かつ柔軟なので資料作成に使われたり、PowerPointのスライドに使うためのグラフ等の素材を作ったり、直接データベースを触れない環境の場合はExcelでデータ分析をしたり…等々。

利用率が高い理由も頷ける、圧倒的な柔軟性を持ったオフィスソフトです。
これだけ利用されているExcel利用のスピードが上がれば、ほぼ確実に業務の時短化につながります。

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Excel利用の生産性を上げるショートカットキー

突き詰める人は数あるショートカットキーを全て覚え、マウスを一切使わずにExcel操作ができるようにしますが、いきなり全てを覚えるのは並大抵の努力では厳しいかと思います。

ここでは最小限の労力で効果を確実に上げるための、厳選したショートカットキーのみを取り扱います。

なお、コピー・ペースト・切り取り、状態を戻す・進める、のようなWindowsの一般的なショートカットキーは割愛します。(Windowsショートカットキーの記事を参照下さい。)

以下、XXX+XXXは同時押し、XXX→XXXは順番に入力を指します。

ブック操作

Ctrl + N新規に空白のbookを立ち上げる
Ctrl + Oファイルを開く
Ctrl + Tab次のbookに移動する
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シート操作

Alt→I→W新規シートを追加
Alt→H→O→Rシート名を編集
Alt→E→Lシートを削除
Ctrl+PgUp(PgDn)左(右)のシートに移動

移動操作

矢印矢印方向に移動する
Ctrl +矢印データが入力されている場合データが終わるまで、されていない場合次のデータまで移動する。
Enter(Shift+Enter)下(上)のセルへ移動(Shiftキー追加で逆に移動)
Tab(Shift+Tab)右(左)のセルへ移動(Shiftキー追加で逆に移動)
PgUp(PgDn)現在表示されている範囲より上側(下側)を表示する
F5指定セルへジャンプ

選択操作

Shft+<移動操作>選択範囲を拡張(移動操作のショートカットキーと組み合わせ)
Ctrl+Space列全体を選択
Shift+Space行全体を選択(入力が半角の時のみ)

コピー/貼り付け

Ctrl+D(R)上(左)のセル内容をコピーする(下(Down)・右(Right)にコピー)
Alt→E→S→[形式]→Enterコピーした値を形式選択して貼り付け
(値貼り付けであれば左記の[形式]=[V]を入力 ※下図参照)

入力関連

F2セルを編集状態にする
Ctrl+;本日日付を入力
Ctrl+Enter選択範囲にアクティブセルの内容をコピーする(※以下参照)

Ctrl+Enterはちょっとわかりづらいので参考画像を用意します。慣れると非常に便利です。

まず、同じ値を設定したい範囲を指定します。

範囲を選択した状態で、いずれかのセルを編集状態(F2)にし、
値を設定します。

上記の状態で、「Ctrl+Enter」を入力すると、下記のように選択範囲全てに設定されます。

書式関連

Ctrl+B太字にする
Ctrl+U下線を引く
Ctrl+I斜体にする

セル操作

Alt→I→R行挿入する
Ctrl+[-]→R→Enter行削除する
Alt→I→C列挿入する
Ctrl+[-]→C→Enter列削除する

その他

Ctrl+Shift+Lフィルターをつける/外す
F4直前の動作を繰り返す
Alt+N+Vピボットテーブルを作成
Alt→M→X→M(A)計算方法を手動(自動)に変更
Shift+F9アクティブシートの再計算
Ctrl+Alt+Shift+F9アクティブブックの再計算
Ctrl+Alt+F9開いている全てのブックの再計算

データ量が多く複雑な関数を設定していると、フィルタや編集をした際の計算時間が非常に長くなり、生産性に影響を与えてしまいます。
その際は計算方法を手動に変更し、必要なタイミングで再計算を実行してあげると無駄な待ち時間が少なくすみます。

再計算範囲は関数で参照しているデータがアクティブシートのみなのか、別シートも参照しているのか、別ブックも参照しているのか、で使い分けると良いです。

まとめ

非常に便利なExcelですが、多機能すぎる故に上部のリボンから必要な機能を探す時間が発生することが多いかと思います。

厳選した上記のショートカットの内、多用するものだけでも覚えることで断然スピードが上がる筈です!

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